Companiile care vor să renunțe la grija dosarelor prăfuite și a dulapurilor pline de hârtii pot apela la soluții moderne de externalizare a arhivării, fie că este vorba de afaceri mici din cartier sau de corporații cu mai multe sedii. De la diminuarea spațiului fizic ocupat până la accesul rapid la documente, serviciile specializate garantează o gestionare mai eficientă, sigură și conformă cu legislația din România.
Externalizarea eliberează birouri și dulapuri: în loc să cumpere rafturi uriașe pentru arhive, companiile pot redirecționa spațiile către activități productive. Furnizorul preia responsabilitatea pentru depozitarea și manipularea documentelor, reducând riscul de deteriorare sau pierdere. Practic, acea cameră plină cu hârtii poate deveni o sală de întâlniri sau un birou pentru angajați, o soluție atractivă pentru orice manager responsabil cu spațiul.
Accesul rapid la informații devine posibil când documentele sunt scanate și stocate în formate digitale securizate. Retrodigitizarea facilitează identificarea imediată a contractelor, fișelor de personal sau registrelor contabile, iar arhivarea fizică profesională permite localizarea rapidă a oricărui dosar. Rezultatul: productivitate crescută și mai puțin stres pentru personalul administrativ.
Respectarea termenelor legale de păstrare este esențială. O firmă care externalizează arhiva se asigură că documentele sunt păstrate în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și alte reglementări aplicabile. Astfel, contractele comerciale, documentele contabile sau fișele de personal rămân stocate atât cât prevede legea, evitând sancțiunile. Furnizorii profesioniști implementează proceduri pentru protejarea documentelor sensibile, indiferent de format.
Distrugerea controlată a documentelor expirate face parte din servicii. După expirarea termenelor legale de păstrare, de exemplu, documentele contabile care pot fi eliminate după 5-10 ani, serviciile specializate gestionează distrugerea în condiții de securitate, cu toate aprobările și documentația necesare. Astfel se previne accesul neautorizat la informații vechi, iar integritatea celor relevante este menținută.
Depozitarea în spații securizate completează oferta: facilități echipate cu sisteme antiincendiu, control al umidității și acces strict mențin documentele în stare bună pe termen lung. Accesul la arhivă este flexibil: documentele digitale sunt accesibile prin aplicații securizate în cloud, iar cele fizice pot fi livrate la sediu rapid, de regulă în până la 2 ore pentru fișiere digitale și 24 de ore pentru documentele tipărite.
Astfel, externalizarea arhivării devine o soluție practică și legală pentru companiile care doresc să-și eficientizeze procesele interne. Managementul adecvat al documentelor, combinat cu servicii profesionale de scanare, depozitare și distrugere controlată, oferă securitate și ordine, permițând echipelor să se concentreze pe activitățile esențiale ale afacerii.
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și termenele legale de păstrare rămân repere esențiale la deciziile de arhivare; elementele relevante, precum perioada de păstrare de 5-10 ani pentru documentele contabile și timpii de acces de 2 ore pentru digitale și 24 de ore pentru fizic, sunt importante în negocierea unui contract cu un furnizor. Care consideri că este cel mai important aspect atunci când ai încredința arhiva firmei unui prestator extern?
Fii primul care comentează