Când companii mari inițiază consolidări ERP sau înlocuiri de sisteme, una dintre întrebările esențiale este modul în care va fi implementată schimbarea: etapizat sau de tip „totul odată”. Tema are legături atât cu evoluția managementului proiectelor, cât și cu practicile moderne de integrare IT, iar decizia poate afecta costurile, riscurile și rezultatele pe termen lung.
Tot mai multe organizații se confruntă cu cerințe de conformitate în continuă schimbare, integrarea funcționalităților bazate pe inteligență artificială, piețe saturate și așteptări instabile ale clienților. Pe plan intern, provocarea majoră este coordonarea integrărilor complexe la scară, mai ales când se urmărește reunirea mai multor sisteme ERP într-o singură sursă de adevăr. Obiectivul este clar: operațiuni mai eficiente și decizii mai bune, dar drumul poate fi plin de obstacole. Alegerea între implementarea în faze, mai strategică, și modelul clasic waterfall poate decide succesul sau eșecul proiectului.
Metoda prin faze segmentează proiectul în părți mai mici, lansează fiecare componentă succesiv și permite învățarea și ajustările între etape. Avantajul este flexibilitatea: fiecare etapă poate aduce beneficii imediate și reduce riscul general. Dezavantajele provin din natura temporară a soluțiilor: în perioadele intermediare se pot folosi două sisteme paralele, apar eforturi care ulterior devin redundante și sunt necesare soluții provizorii. În plus, unele activități pot necesita refaceri pe măsură ce implementarea se rafinează. Practic, e ca și cum ai testa o rețetă în porții; uneori arunci ce nu iese bine, dar nu distrugi bucătăria.
Modelul waterfall reprezintă o implementare „big bang”: totul este planificat în succesiune și se face o singură tranziție la lansare. Când planificarea este solidă, această abordare poate fi mai rapidă în execuție și evită duplicarea temporară a muncii. Dar riscul este mai mare: o singură problemă la momentul tăierii poate afecta întregul proces, forțând rollback-uri costisitoare sau generând efecte în lanț asupra operațiunilor. Practic, e un salt de credință, și necesită o pregătire intensă.
Ce variantă i se potrivește unei organizații depinde de mulți factori: complexitatea integrării, toleranța la risc, termenele, capacitatea internă și nivelul de implicare al conducerii. Dacă sistemul înlocuit este critic pentru activitate și nu sunt permise perturbări, fazarea este, de obicei, mai sigură. Aceasta permite echipelor să se adapteze treptat și este recomandată când bugetul nu poate susține o lansare masivă sau când resursele IT sunt deja distribuite între operațiunile curente și proiect. Pe de altă parte, dacă organizația are lideri hotărâți, resurse adecvate pentru testare, procese bine definite și disponibilitatea pentru o transformare radicală, waterfall poate oferi un timp de implementare mai scurt și rezultate uniforme, atâta timp cât planificarea este realistă și testarea riguroasă.
Există câteva situații practice care orientează alegerea. Implementarea pe faze funcționează bine când există complexitate operațională, constrângeri bugetare sau implicare limitată din partea business-ului, deoarece permite livrări succesive și menținerea credibilității proiectului fără riscul unor întreruperi majore. De asemenea, este mai puțin solicitantă pentru echipa IT care își păstrează responsabilitățile curente. Waterfall cere angajament total din partea organizației: conducere clară, ownership pentru procese, buget pentru schimbare și un parteneriat serios de change management. Acest tip de transformare este eficient când cerințele sunt stabile și bine înțelese.
Provocările specifice unei implementări etapizate includ rularea paralelă a sistemelor, care aduce complexitate și necesită suport suplimentar, plus costuri pentru soluții temporare. Totuși, beneficiul este reducerea riscului și posibilitatea de a învăța pe parcurs, consolidând încrederea echipei și îmbunătățind procesele între faze. În cazul waterfall, pregătirea este crucială: planificare detaliată, teste de stres, scenarii de rollback și instruire practică pentru utilizatori. Fără acestea, riscul crește, deoarece o lansare este mai puțin iertătoare. Trainingul practic și schimbarea operațională susținută de lideri sunt elemente esențiale pentru reușită.
Indiferent de direcție, alinierea completă între IT, business și conducere rămâne regula de aur. Fără responsabilitate clară asupra proceselor, resurse suficiente și leadership activ, niciuna dintre metode nu garantează succesul. În practică, multe organizații combină elemente din ambele modele pentru a se adapta contextului intern și pentru a diminua riscurile.
Image credit: bruesw/depositphotos.com
Decizia privind sistemul ERP sau alegerea între fazare și waterfall rămâne un aspect central pentru proiectele ample. Exemplul arată că strategia trebuie selectată în funcție de capacitate, buget și gradul de toleranță la risc, iar pregătirea, în special testarea, instruirea și planul de rollback, contează la fel de mult ca metodologia aleasă. Care abordare crezi că s-ar potrivi mai bine unei companii mari care operează în mai multe țări: o fazare progresivă sau o lansare big bang?
Fii primul care comentează