Parlamentul României autorizează certificarea copiilor de documente în instanță prin semnătură electronică

Semnătura electronică calificată apare în proiect ca standardul pe care îl vor folosi angajatorii și autoritățile. Schimbările ridică întrebări practice despre accesul la instrumente digitale, costurile pentru firmele mici și mecanismele prin care instanțele vor verifica originalele în situațiile de dispută. Credeți că tranziția către semnături electronice avansate și calificate va simplifica procedurile sau va complica accesul pentru persoane și întreprinderi?
Unii parlamentari din opoziție au atras atenția că proiectul poate genera un paralelism legislativ, deoarece atât Codul administrativ, cât și Codul de procedură penală permit deja utilizarea înscrisurilor transmise electronic și autentificate cu semnătură electronică. În practică, problema rămâne coerența normelor: dacă textul unei legi prevede o procedură ușor diferită față de altă lege, apar neclarități în aplicare, iar instanțele și practicienii trebuie să se adapteze. În plus, în cazul unor contestații privind autenticitatea, posibilitatea de a solicita originalul rămâne o garanție pentru legalitate.
În forma actuală, certificarea presupune, potrivit legii, aplicarea pe copie a mențiunii conform cu originalul urmată de semnătura olografă a celui care își asumă această conformitate. Persoana care semnează răspunde pe propria răspundere pentru existența originalului, sub sancțiunea legii penale în caz de fals și uz de fals. Ceea ce lipsește în prezent în reglementare este posibilitatea ca această conformare să fie făcută prin semnătură electronică; noua lege vine să permită această opțiune, astfel încât actele de procedură și înscrisurile transmise electronic să poată fi certificate fără semnătura fizică aplicată pe hârtie. Grefierul de ședință va întocmi o notă care să ateste că o copie trimisă electronic a fost conformată cu originalul prin semnătură electronică, iar nota va rămâne în dosarul cauzei.
Articolul a mai făcut referire la câteva inițiative conexe aflate în dezbatere: un pachet de măsuri destinat restructurării companiilor, inclusiv firme din sectorul aviatic și al resurselor minerale; o nouă obligație de înregistrare fiscală pentru toți angajatorii care au mai multe puncte de lucru; și propuneri prin care instituțiile publice să renunțe la adrese de e-mail comerciale precum Gmail, Yahoo sau Outlook în comunicarea oficială. Un alt proiect recent propune ca sintagma semnătură electronică să fie eliminată din textele legale în favoarea termenilor semnătură electronică avansată și semnătură electronică calificată. Consecința directă ar fi ca angajatorii și instituțiile să fie obligate să utilizeze semnături electronice avansate sau calificate ori sigilii electronice pentru documentele din domeniul relațiilor de muncă; contractele de muncă ar urma să fie încheiate sau modificate numai prin astfel de semnături sau prin semnătură olografă, iar documentele legate de securitate și sănătate în muncă vor purta exclusiv aceste tipuri de semnătură.
Parlamentul României a votat recent o propunere legislativă ce redefinește modul în care pot fi folosite copiile documentelor în fața instanțelor, permițând certificarea lor prin semnătură electronică. Măsura apare într-un context în care tranziția de la hârtie la semnături digitale devine tot mai vizibilă în Europa, sub influența unor norme care promovează interoperabilitatea și reduc birocrația. Pe scurt, inițiativa schimbă regulile depunerii înscrisurilor în procedurile judiciare, încearcă să pună practica în acord cu tehnologia și ridică întrebări despre cine și cum răspunde când o copie este prezentată fără original.
Proiectul fusese adoptat inițial de senatori, iar luna trecută a primit votul final al deputaților. Principiul de bază prevede că părțile ar putea folosi în procedurile judiciare copii conforme cu originalul semnate electronic, fără a fi obligate să depună originalul în instanță. Totodată, dacă se contestă existența documentului original care a stat la baza unei copii certificate electronic, partea care invocă acea copie va trebui să prezinte originalul pentru verificare și, dacă e cazul, pentru declanșarea procedurilor legale privind falsul.