Microsoft activează în mod implicit arhivarea automată bazată pe praguri în Exchange Online pentru a preveni blocajele generate de cutii poștale care se umplu prea rapid. Măsura vine ca răspuns la situații în care politicile standard, care mută mesajele după perioade fixe (de exemplu la fiecare doi ani), nu fac față volumelor mari de mesaje sau atașamentelor voluminoase, iar utilizatorii rămân fără posibilitatea de a trimite sau primi emailuri.
Istoricul gestionării căsuțelor poștale în mediile corporative arată numeroase încercări de a echilibra păstrarea arhivelor cu menținerea funcționalității. Politicile MRM (messaging records management) bazate pe durată sunt utile pentru retenție, dar nu opresc colapsul spațiului atunci când valuri neașteptate de mesaje umplu rapid conturile. Astfel, Microsoft propune o soluție proactivă: atunci când utilizarea mailbox-ului principal atinge aproximativ 90% din cotă, cele mai vechi elemente sunt mutate automat în arhiva utilizatorului, dacă aceasta există și are spațiu disponibil. Managed Folder Assistant monitorizează în permanență dimensiunea cutiei poștale și aplică arhivarea elementelor vechi până când utilizarea scade sub pragul stabilit.
Echipa Exchange menționează că schimbarea răspunde cererilor clienților pentru un management automat al spațiului, menit să completeze setările de retenție deja existente. Scopul declarat este evitarea întreruperilor în fluxul de mesaje cauzate fie de politici de arhivare prost configurate, fie de situații în care cutiile poștale se umplu mai repede decât s-a anticipat. Pragul de arhivare bazat pe utilizare reduce riscul de atingere a nivelului critic înainte ca utilizatorul să observe pierderea funcționalității, cum ar fi imposibilitatea de a trimite sau primi emailuri.
Implementarea începe luna aceasta pentru toate cloudurile publice, iar pentru cloudurile guvernamentale Microsoft a programat lansarea în noiembrie. După încheierea implementării, funcția va fi activată implicit, dar utilizatorii pot marca mesaje importante cu eticheta Never Move to Archive pentru a le feri de mutare chiar și când intervenea arhivarea automată. Această setare va fi respectată la declanșarea mecanismului.
Totodată, în iunie Microsoft a introdus o actualizare pentru Defender for Office 365 care detectează și blochează automat atacurile de tip email bombing. Această tactică este folosită de grupuri cu scop financiar sau de bande ransomware pentru a inunda cutiile poștale ale victimelor cu mesaje în câteva minute, uneori ca parte dintr-o înscenare în care atacatorii sună victimele, se dau drept suport IT și cer acces la distanță la dispozitivele compromise.
Practic, Microsoft combină două măsuri: prevenirea blocajelor operaționale prin arhivare inteligentă și consolidarea securității prin detectarea inundațiilor de mesaje. Ambele direcții vizează reducerea riscului ca utilizatorii sau organizațiile să rămână fără acces la e-mailuri sau să fie păcăliți prin suprasolicitare.
Exchange Online folosește pragul de 90% pentru a porni arhivarea automată. Managed Folder Assistant rulează continuu și mută cele mai vechi elemente în arhivă până când utilizarea scade sub acel prag. Funcționalitatea va fi activată implicit după rulout, iar mesajele etichetate Never Move to Archive rămân neschimbate. Lansarea este planificată pentru cloudurile publice în această lună și pentru cloudurile guvernamentale în noiembrie. În iunie, Defender for Office 365 a primit capacitatea de a bloca atacurile de tip email bombing folosite de grupuri financiare și bande ransomware.
Microsoft introduce astfel o măsură tehnică clară cu un prag de 90% pentru a împiedica pierderea funcționalității cutiilor poștale. Mecanismul este activat implicit, rulează continuu prin Managed Folder Assistant și poate fi ocolit pentru mesaje importante prin eticheta Never Move to Archive. Cum crezi că va influența această schimbare modul în care organizațiile își configurează politicile de arhivare și retenție?
bine, util — dar vezi să nu mute chestii esențiale.